關于印發(fā)《安徽省科學技術廳檔案管理辦法》的通知
發(fā)布時間：2014-05-19 來源：省科技廳科辦〔2014〕13號
機關各處室、直屬各單位：
為規(guī)范廳內檔案工作，進一步強化各門類檔案管理，更好地服務創(chuàng)新驅動發(fā)展戰(zhàn)略，現將《安徽省科學技術廳檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請結合工作實際，認真貫徹執(zhí)行。
附件：《安徽省科學技術廳檔案管理辦法》
安徽省科學技術廳
2014年4月28日
安徽省科學技術廳檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范安徽省科學技術廳（以下簡稱省科技廳）檔案工作，進一步強化廳內各門類檔案管理，更好地為全廳工作服務，依據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《科學技術檔案工作條例》、《安徽省檔案條例》等有關規(guī)定，以及中央、省有關加強和改進新形勢檔案工作有關文件精神，結合省科技廳實際，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指省科技廳開展的各項工作和活動中形成的對黨和國家、社會及省科技廳機關具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條 本辦法適用于省科技廳機關各處室、直屬各單位的檔案工作。
第四條 省科技廳系統(tǒng)全體工作人員應明確檔案工作的法律地位和法律責任，增強檔案意識和依法治檔觀念。檔案管理人員應樹立無私奉獻精神和開拓進取精神，不斷加強自身修養(yǎng)，努力提高政治思想水平和業(yè)務能力。
第五條 省科技廳機關檔案由分管廳長負責，各直屬單位應明確一位負責人分管，將檔案工作列入議事日程和各項計劃，依法為檔案管理提供必要的專用庫房、儀器設備和足額經費；將數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。
第六條 省科技廳各處室應明確一名兼職檔案員，負責本處室檔案工作，省科技檔案館（以下簡稱“檔案館”）負責業(yè)務指導和檔案集中統(tǒng)一管理。
第二章 省科技檔案館基本任務
第七條 省科技檔案館的基本任務是：
（一）貫徹執(zhí)行國家和省有關檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，綜合規(guī)劃全廳檔案工作。
（二）擬訂省科技廳檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實。
（三）負責收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管省級科技計劃項目、科技成果等科技業(yè)務檔案和廳機關文書、財會、基建、聲像、圖片等各類檔案及有關資料。
（四）編制檔案檢索工具，開展重要科技文件匯編、科技工作年報、各種專題目錄、全宗指南、組織機構沿革、大事記等編研工作，開發(fā)檔案信息資源。
（五）負責建設完善省科技廳數字檔案館，組織開展傳統(tǒng)載體檔案數字化加工和電子文件歸檔工作。
（六）開展檔案的開放和利用工作。
（七）組織開展省科技廳系統(tǒng)檔案人員的業(yè)務培訓。
（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。
（九）負責接收管理省科技廳機關撤銷單位的全部檔案。
（十）對省科技廳所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
（十一）承擔省科技廳、省檔案局交辦的其他工作。
第三章 文件材料的形成和歸檔
第八條 省科技廳機關在各項重要工作活動中形成的具有憑證、查考、保存價值的各門類和載體的文書材料和科研材料（包括收發(fā)文電及未經收發(fā)登記的各種文件材料），均應由承辦部門在規(guī)定時間交檔案館集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第九條 歸檔范圍
（一）省科技廳組織或委托組織的登記、鑒定以及獲獎的省級以上科技成果檔案。
（二）省科技廳或科技部立項，由省財政資金撥款支持的各類科技計劃項目檔案。
（三）省科技計劃項目（課題）呈交的科技報告，包括：項目（課題）年度報告、中期報告及驗收（結題）報告；項目（課題）實施過程中產生的實驗（試驗）報告、調研報告、工程報告、測試報告、評估報告等蘊含科研活動細節(jié)及基礎數據的報告。
（四）本省申請并經中國專利局公告或授權的專利技術檔案。
（五）上級機關有關科技方針政策、重大科技舉措、重要科技會議、重大科技活動等形成的文件材料，以及省科技廳在黨務、政務工作中形成的文書、會計、基建、聲像檔案。
（六）本省獲國家級科技獎勵，以及本省參加國家重要科技會議、重大科技活動、實施國家科技計劃項目（課題）等形成的具有保存價值的文書、聲像檔案。
（七）本?。òㄖ醒腭v皖單位、外籍華人以及中國籍的外國人）優(yōu)秀科技專家科研活動、生平材料。
（八）其它重大科技專題和重要科技活動的系列檔案。
第十條 歸檔內容
各門類檔案歸檔依據國家、省有關規(guī)定，由檔案館會同檔案產生部門確定具體歸檔文件材料內容。
第十一條 歸檔時間
根據科技項目的進度和科技管理工作實際，可分為隨時歸檔和定期歸檔兩種。
（一）隨時歸檔
1、科技成果獎勵檔案歸檔時間：在項目完成評審后3個月內由項目評獎部門移交給檔案館。
2、省科技計劃項目（課題）呈交的科技報告以及財會、聲像等檔案歸檔時間：根據相關處室（單位）要求，不定時移交給檔案館。
（二）定期歸檔
1、省科技廳組織或委托組織鑒定的科研項目檔案、成果登記檔案歸檔時間：科研項目鑒定和成果登記工作結束后的次年初，由負責項目鑒定和成果登記的部門按年度移交給檔案館。
2、科技計劃項目檔案歸檔時間：每年1月中旬，檔案館主動協助機關各職能處室，清理和匯總上年已驗收項目檔案，并于1月底完成上年度歸檔計劃項目檔案的移交工作。
3、文書檔案歸檔時間：省科技廳每年形成的文書檔案，于次年一季度移交檔案館。
4.基本建設類文件應在項目竣工驗收前歸檔。
5.會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案館移交。
（三）特殊載體文件歸檔時間
1.聲像、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。
2.電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。
第十二條 歸檔要求
（一）省科技廳實行檔案材料形成單位（部門）、課題組立卷的歸檔制度。各部門兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件收集齊全后向檔案館移交。
（二）歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存。
（三）歸檔的文件應為原件。
（四）非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。
（五）移交歸檔必須辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清冊表，經移交、接收雙方確認無誤后，方可歸檔。
第四章 檔案的整理與保管
第十三條 檔案館負責對歸檔的各類檔案進行規(guī)范整理，保留一套完整的紙質檔案，同時編制目錄、簡介、文摘等各種檢索工具，組織開展數字化加工，分門別類建立檔案數據庫，便于及時查詢、統(tǒng)計和利用。
第十四條 檔案按全宗進行分類、組卷、排列和編目。
第十五條 接收進館的檔案，應按照其內容和載體的不同制定分類方案。分類保持前后一致，不能隨意變動。
第十六條 省科技廳機關文書檔案采用“年度—機構—保管期限”的分類方法?？萍紮n案一般按“年度—專題（計劃）—項目”的分類方法，以保持其內在聯系。
第十七條 代字應統(tǒng)一使用漢字或漢語拼音字母，代號統(tǒng)一使用阿拉伯數字。
第十八條 底圖、藍圖和文字材料的編號應統(tǒng)一。
第十九條 全宗內的案卷目錄，應按時間順序排列并編號，檢索工具集中專柜保存，并在檔案庫房內繪制案卷存放示意圖表。
第二十條 檔案庫房管理，必須做到防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防高溫、防塵，并進行定期（每年1—2次）檢查核對；非檔案館工作人員未經許可不得隨意進入檔案庫房。
第五章 檔案的利用與保密
第二十一條 省科技廳機關各處室（單位）需要利用本部門檔案材料，可直接到檔案館辦理調檔手續(xù)；若需利用其它部門檔案，須經立卷單位書面同意后方可查閱。
第二十二條 省科技廳以外單位和個人利用檔案，必須持所在單位介紹信及省科技廳機關有關部門的介紹函件（注明利用目的和內容），其中涉密檔案還須廳負責人審批后方可調閱。廳外單位人員一般不得借出檔案，需要復印卷內文件時，檔案館視內容密級遵循相關規(guī)定處理。
第二十三條 查閱檔案一般在檔案館內進行，需借出的案卷原則應于當日歸還。
第二十四條 凡來檔案館調閱檔案者，均須按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《借閱檔案登記表》，利用完畢后，由利用者如實填寫《檔案利用效果登記表》，并及時反饋檔案館。
第二十五條 檔案利用者應確保檔案的安全、保密和完整，不得轉借、勾畫、涂改、拆散、抽換和擅自復制。如需復制、摘錄，須辦理批準手續(xù)。
第六章 檔案的統(tǒng)計與鑒定
第二十六條 應及時、準確地對檔案的接收、移出、保管、利用、銷毀以及檔案設備等方面的情況進行登記、統(tǒng)計，并編制統(tǒng)計年報，定期匯總上報省檔案局。
第二十七條 檔案鑒定應成立鑒定小組，鑒定小組在省科技廳分管負責人領導下，由檔案館和有關業(yè)務處室（單位）共同組成。
第二十八條 定期做好檔案鑒定工作，檔案鑒定根據本單位檔案保管期限表和有關保密規(guī)定進行。鑒定內容一般應包括：是否有保存價值；是否需要調整保管年限；是否需要調整檔案密級。
第二十九條 對超過保管期限的檔案，由檔案鑒定小組提出存毀意見。
第三十條 銷毀檔案應登記造冊，報省科技廳負責人批準后，由兩人在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字，并注明年、月、日。銷毀清單應立卷歸檔，永久保存。
未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第七章 附 則
第三十一條 一旦因人為因素，出現檔案丟失、損毀和泄密等情形，將視情節(jié)輕重依《檔案法》、《保密法》相關規(guī)定及《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號，2013年2月22日公布）予以處理。
第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起施行。